Als werkgever mag u alleen arbeidskrachten laten werken van wie u de identiteit kent en die in Nederland mogen werken. Aan deze 'verificatieplicht' moet u altijd voldoen voordat u iemand voor u laat werken. Dit stappenplan helpt u daarbij. Als u alle stappen helemaal doorloopt, heeft u de identiteit van uw arbeidskrachten gecontroleerd en onderzocht of zij in Nederland mogen werken.
- Stap 1Controleer het identiteitsbewijs
-
Iedereen die voor u wil werken, moet zich kunnen identificeren. Dat controleert u vóórdat iemand bij u begint met werken. U moet van iedereen in uw bedrijf de identiteit controleren. Dus ook van bijvoorbeeld:
- Buitenlandse arbeidskrachten;
- Zelfstandigen;
- Uitzendkrachten;
- Arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij u werken, zoals een schoonmaakbedrijf of een aannemer.
Onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer daarom het volgende:
- Laat de arbeidskracht een identiteitsbewijs zien?
Wie geen identiteitsbewijs kan laten zien, mag niet voor u werken.
Geldige identiteitsbewijzen zijn:- Nederlands paspoort of identiteitsbewijs
- Nederlands verblijfsdocument
- Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
- Buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs
Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand bij u mag werken.
- Is het identiteitsbewijs geldig, echt en origineel?
Controleer de datum van het identiteitsbewijs
Een verlopen document is niet geldig als identiteitsbewijs.
Controleer of het document echt en onvervalst is
- Controleer de echtheid van het Nederlandse identiteitsbewijs
- Controleer de echtheid van het Nederlandse verblijfsdocument
- Controleer het buitenlandse paspoort en/of identiteitsbewijs
Als u twijfelt over de echtheid of als u vragen hebt over buitenlandse identiteitsbewijzen, neem dan contact op met een bedrijf dat gespecialiseerd is in het controleren van identiteitsbewijzen. Heeft u zeer sterke twijfels over de echtheid van het document? Neem dan contact op met 1 van de 4 ID-desks van de Koninklijke Marechaussee.
- Zijn er beschadigingen of afwijkingen aan het identiteitsbewijs?
Mogelijke beschadigingen:
- Snij- of lijmsporen;
- Onleesbare of ontbrekende gedeelten;
- Beschadigde foto;
- Handmatige correcties;
- Kleurverschillen of luchtbellen in de afdekfolie.
Zijn er beschadigingen? Dan is het identiteitsbewijs ongeldig: het wijst mogelijk op fraude. Adviseer betrokkene: vraag een nieuw identiteitsbewijs aan.
- Is er geknoeid met de Machine Readable Zone (MRZ)?
MRZ is een strook van 2 of 3 regels met letters en cijfers, gescheiden door het teken <. In de MRZ worden gegevens herhaald die ook in het document staan, zoals de naam. Kijk of de naam in de MRZ overeenkomt met de naam in het document. Kijk ook naar het lettertype van de MRZ. Gebruik hierbij een originele ID-kaart zodat u de documenten met elkaar kan vergelijken.
Afwijkingen vallen vooral op in de cijfers 1, 3, 4 en 7.
Juist is:
- 1: zonder onderlijn;
- 3: scherpe bovenkant en een ronde onderkant;
- 4: aan de rechterzijde open;
- 7: holle rug;
- Letters iets kleiner dan getallen.
-
- Stap 2Controleer de identiteit
-
Controleer of de persoon die voor u staat ook degene is die in het document wordt genoemd.
- Is de persoon die voor u staat de juiste persoon?
Controleer of u de persoon voor u herkent op de foto in het document. Verdeel het gezicht vervolgens in 4 delen en kijk bijvoorbeeld naar de vorm van de ogen, neus, mond en kin.
Kijk ook of de kenmerken in het identiteitsbewijs kloppen voor de persoon die voor u staat, zoals lengte, kleur ogen, sekse, leeftijd, enzovoort.
U kunt bijvoorbeeld kijken naar de haargrens. De haargrens schuift naarmate men ouder wordt altijd naar boven. Wanneer op de pasfoto, die altijd ouder is dan de persoon die voor je staat, de haargrens hoger is dan de haargrens van de persoon die voor je staat, dan is dit vrijwel zeker niet dezelfde persoon.
U kunt de nieuwe arbeidskracht ook vragen een handtekening te zetten, bijvoorbeeld op de loonbelastingverklaring of arbeidsovereenkomst. Vergelijk deze met de handtekening op het identiteitsbewijs.
- Klopt de leeftijd?
Controleer of de leeftijd van de persoon voor u ongeveer overeenkomt met de leeftijd volgens het document. Vraag de persoon bijvoorbeeld ter controle om zijn of haar leeftijd in plaats van de geboortedatum.
- Stel de nationaliteit vast
Kijk op het document goed naar de nationaliteit van de persoon die bij u komt werken.
Let op: de nationaliteit van de persoon komt niet altijd overeen met het land waar het document is uitgegeven.
-
- Stap 3Controleer of iemand voor u mag werken
-
Heeft u de identiteit vast kunnen stellen? Dan gaat u nu onderzoeken of deze persoon in Nederland mag werken.
Mensen met de Nederlandse nationaliteit mogen voor u werken. Ook personen uit de EER en Zwitserland mogen voor u werken. Heeft de persoon die voor u wil werken niet de nationaliteit van 1 van de EER-landen of Zwitserland? Dan moet deze persoon een bewijs kunnen laten zien dat hij of zij in Nederland mag werken.
Let op: Wanneer een persoon over een burgerservicenummer (BSN) beschikt, betekent dit niet automatisch dat deze persoon ook in Nederland mag werken.
- Mensen uit Nederland, de EER en Zwitserland
Op het identiteitsbewijs staat de nationaliteit van de persoon die voor u wil werken. Staat die er niet op, vraag dan om een ander document om de nationaliteit vast te stellen. Als niet bekend is welke nationaliteit iemand heeft, mag hij niet voor u werken. De persoon die voor u wil werken moet dan via een ander document aantonen dat hij in Nederland mag werken.
Let op: Wanneer op het document staat dat de persoon gerechtigd is om arbeid te verrichten zonder twv, dan mag de persoon wel degelijk voor u werken.
- Mensen van buiten de EER met een Nederlands verblijfsdocument
Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of deze persoon in Nederland mag werken. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor u werken.
Op de achterkant van het verblijfsdocument staat onder welke voorwaarden iemand in Nederland mag werken. Soms moet u als werkgever iets doen om te zorgen dat uw arbeidskracht aan die voorwaarden voldoet. Zoals:
• Een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen als iemand korter dan 3 maanden voor u komt werken. U vraagt een TWV aan bij het UWV.
• Een GVVA aanvragen als iemand langer dan 3 maanden voor u komt werken. U vraagt een GVVA aan bij de IND.Bekijk alle mogelijke voorwaarden op een verblijfsdocument.
Pas als dit allemaal in orde is, mag de buitenlandse arbeidskracht beginnen met werken.
- Mensen van buiten de EER zonder een Nederlands verblijfsdocument
Let op: in de meeste gevallen mogen deze personen niet in Nederland werken.
Voor deze personen gelden afwijkende regels. Kijk voor meer informatie op werk.nl of ind.nl. Heeft u vervolgens nog vragen? Neem dan contact op met Informatie Rijksoverheid.
-
- Stap 4 Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren
- Wanneer moet u een kopie bewaren?
U moet een elektronische of papieren kopie bewaren van het identiteitsbewijs van:
• mensen die bij u in dienst komen;
• mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij u in dienst zijn (ook zelfstandigen). Let op: dit geldt niet voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.
Die kopie bewaart u minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidskracht bij u vertrokken is. Dus als iemand vertrekt in mei 2019, dan bewaart u de kopie zeker tot eind 2024.Als het identiteitsbewijs verloopt terwijl uw arbeidskracht nog bij u in dienst is, dan hoeft u geen nieuwe kopie te maken.
Let op: als tijdelijke verblijfsvergunningen of werkvergunningen verlopen, mogen mensen niet meer voor u werken tot zij een nieuwe vergunning hebben. Controleer in dat geval of de geldigheid van de vergunning is verlengd onder dezelfde voorwaarden en/of een nieuw identiteitsdocument is afgegeven.
- Wanneer mag u geen kopie bewaren?
Wanneer iemand bij u werkt en niet bij u in dienst is en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije* komt, dan mag u geen kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. U controleert dan wel de identiteit en registreert de persoonsgegevens in uw administratie, maar u maakt geen kopie.
Identiteitsbewijs bewaren? Nationaliteit In dienst bij u Werkt voor u, maar niet in dienst bij u Nederland Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens, waaruit de identiteit van betrokkenen blijkt, registreren in administratie. EER, Zwitserland, Turkije* Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens, waaruit de identiteit van betrokkenen blijkt, registreren in administratie. Overige landen Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) *Dit geldt voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.
-
